Mitä iloa on henkilökohtaisesta kirjanpidosta?
Omien tulojen ja menojen kirjaaminen vaatii hieman työtä, mutta palkitsee myös. Henkilökohtaisen kirjanpidon avulla pääsee hyvin kiinni siihen, kuinka paljon oikeasti rahaa kuluu elämän eri osa-alueisiin. Seurasin omaa tulo- ja menovirtaani vuoden ajan ja lopputulos yllätti. Jutusta löydät myös mallin tulot ja menot -taulukolle.
Olen aina ollut melko “tarkan markan ihminen”, johtuen siitä, että tuloni ovat olleet pääsääntöisesti epäsäännöllisiä. Tämä on vaatinut talouden suunnittelua ja säästämistä tulojen suvantokausiksi. Olen kuitenkin aina pärjännyt ja mieltänyt itseni kohtuulliseksi kuluttajaksi. Nyt halusinkin selvittää kuinka paljon kulutan, jos en kiinnitä asiaan suurta huomiota.
Vuoden seurantajakso on melko pitkä, mutta toisaalta palkitseva, koska vuoden aikana ehti kohdalle osua ennakoimattomia menoja ja mahdollisia muutoksia säännöllisissä kuluissa. Vuoden mittainen seuranta opetti minulle myös paljon omasta kulutuskäytöksestäni ja huomasin, että henkilökohtainen kirjanpito on erinomainen työkalu, jolta totuus ei pääse pakoon.
Miksi kirjanpito kannattaa?
Kirjanpito liitetään yleensä yritystoimintaan ja yrittäjille se onkin lakisääteistä. Kirjanpito työllistää, mutta on myös suureksi avuksi yrittäjälle. Samalla tavalla kirjanpito voi olla avuksi myös henkilökohtaisessa elämässä, kun itsellä on selkeä kuva omasta taloudesta.
Ajantasaisen kirjanpidon avulla on esimerkiksi helppoa todentaa tulovirran lähteet, sekä se, mihin rahat ovat kuluneet. Henkilökohtaisen kirjanpidon avulla on myös mahdollista arvioida seuraavan vuoden kuluja ja seurata ylittyvätkö arvioidut menot. Samoin voi esimerkiksi suunnitella kesken vuoden korjausliikkeitä yllättävien kulujen osuessa kohdalle. Kirjanpidon avulla on helpompaa arvioida, kuinka paljon yllättäviä menoja voi kuitata vaikkapa sillä, ettei osta enää loppuvuonna vaatteita, kun keskimääräinen vaatteisiin kuluva rahamäärä on tiedossa.
Mikäli tuloissasi on paljon vaihtelevuutta, on kirjanpitäminen erityisen suositeltavaa. Tuolloin rahankäyttöä on suunniteltava huomioiden myös eri syistä johtuvat suvantovaiheet ja taloudenpito vaatii enemmän ennakointia. Epäsäännölliset tulot voivat olla esimerkiksi yrittäjällä, lyhyitä määräaikaisuuksia tekevillä henkilöillä tai keikkatyöläisillä.
Kirjanpito on suureksi avuksi myös silloin, kun haluat suunnitella tulevaisuutta ja esimerkiksi säästää järjestelmällisesti jotain tiettyä hankintaa varten. Kirjanpidon avulla on helppoa seurata säästöjen kasvua ja toisaalta havaita miksei säästöjä synny toivotulla tavalla.
Kirjanpidon hyödyt
- talouden hallinta ja ajantasainen seuranta
- talouden suunnittelu
- arvion tai mielikuvan sijaan tietoa omasta kulutuskäyttäytymisestä
- kun oma taloudellinen tilanne on selkeästi tiedossa, pystyy myös yllättäviin tilanteisiin reagoimaan nopeammin
Kirjanpitoa omien tarpeiden mukaan
Yhdenkertainen vai kahdenkertainen kirjanpito, vai jotain muuta? Henkilökohtaisesta kirjanpidosta ei kannata tehdä liian työlästä, ettei se jää kokonaan telemättä. Siksi keskittyminen tulojen ja menojen pienimuotoisempaan seuraamiseen lienee oleellisinta. Koska kirjanpito vaatii kuitenkin tietyn määrän viitseliäisyyttä, suosittelen henkilökohtaisen kirjanpidon osalta miettimään omia tarpeita ja seurannan yksityiskohtaisuutta. Omaa kirjanpitoani varten tein Excel-tiedoston, johon listasin tulot sekä keskeiset kulukohteet kuukausikohtaisesti.
Nykyisin on varmasti löydettävissä käteviä valmiita ohjelmia tai appeja, jotka ajavat saman asian. Pidän kuitenkin siitä ajatuksesta, että omat tietoni ovat vain omalla koneellani. Exceliä minun on myös helppo muokata mahdollisten muutostarpeiden pohjalta, sekä lisätä tarvittavia kaavoja. Alla olevassa kuvassa on avattu tekemäni seurantataulukkon sisältöä malliksi.
Tulojen osalta minulla oli kaksi kategoriaa: palkkatulot ja muut tulot. Palkkatuloihin ilmiselvästi lukeutuivat palkat mahdollisine lisineen ja lomarahoineen. Muihin tuloihin kirjasin veronpalautukset, kirppismyynnit ja muut epäsäännölliset tulot.
Menojen osalta lista oli hieman pidempi ja määritin omiksi ryhmikseen itseäni kiinnostavat kulukohteet, joiden osalta epäilin omaa arviotani kulutukseni tasoa. Menoina taulukossani on asumiskulut, puhelin, vakuutus, rahastosijoitukset ja osakkeet, tavarat, ruoka, harrastukset, kahvila/ravintola, hygienia, muu vapaa-aika ja muut kulut. Lisäksi yllä olevasta taulukosta poiketen omina kategorianaan olivat vielä työttömyyskassa ja matkakulut.
Mikäli olet kiinnostunut ottamaan mallia tekemästäni tulot ja menot -taulukosta, löydät alla olevasta kuvasta hieman tarkentavia ja taulukon käyttöä avaavia tietoja.
Tulot ja menot 2021 - yhteenveto
Tulojen osalta vuosi toi hieman vaihtelua, mutta ei mitään kovin merkittävää. Menojen osalta vaihtelua sitten olikin enemmän. Tiettyjen kulujen osalta tulevaisuuten on toki näkyvyyttä. Esimerkiksi valmis rahastosijoitussuunnitelma, vaikkapa 100 € /kk tai asumiskulut voivat olla hyvin vakiintuneella tasolla koko vuoden.
Omalla kohdalla juuri asumiskulut tuottivat kuitenkin odottamattomia lisämenoja, kun olosuhteiden pakosta oli marraskuussa muutettava uuteen osoitteeseen. Asumiskulut ovat usein myös suurimpia menoeriä kuukaudessa, joten niissä tapahtuvat muutokset voivat keikauttaa omaa taloutta merkittävästikin.
Yllättikö joku vuoden mittaisessa seurannassa?
Yllättikö joku vuoden mittaisessa seurannassa? Kyllä, monikin asia. Yllättävintä on minusta lopulta kuitenkin se, että vaikka en kokenut ostaneeni mitään kovin kallista, ja hankin vaatteet ja tavarat pitkälti kierrätettyinä, niin kyllä se joki syntyi kaikista pienistä puroista. Alle erittelen hieman sellaisia kategorioita, joihin kului selkeästi enemmän rahaa, kuin mitä olisin uskonut. Lukemat ovat pyöristettyjä loppusummia.
Vaatteisiin yli 900 €
Vaatteisiin kulutin vuoden aikana 918 €. Tämä on selkeästi suurempi summa, mitä olisin itse koskaan määrittänyt vuositason kulutukseksi. Myönnän kyllä, että jonkinlainen mielihyväostaminen oli keväällä läsnä ja päivitin vaatekaappiani melko reippaasti nettikirppiksien ja alkuvuoden alennusmyyntien avulla. Siltikin tuo yli 900 €:n loppusumma on melkein puistattava.
Tavaroihin 1359 €
Tähän kategoriaan laitoin kaikki tavarat käsipeilistä aurinkolaseihin ja uuteen asuntoon hankittuihin hyllyihin ja hyllynkannattimiin. Suurin yksittäinen ostos vuoden aikana tässä kategoriassa on ollut uudet silmälasit, joihin meni noin 400 €. Kategoria on hyvin laaja, mutta silti olen yllättynyt loppusummasta. Sisäinen ääneni on vahvasti sitä mieltä, että enhän minä edes ole ostanut mitään koko vuonna, paitsi ne hyllyt ja niille kannattimet.
Harrastukset yli 700 €
Harrastuksiin olen onnistunut käyttämään 725 € vuoden aikana. En kyllä muista ostaneeni muuta kuin hieman vesiväripaperia, uudet vesivärit ja hiilikynät. Ja villalankoja, joista en ole saanut aikaiseksi kudottua mitään. Lisäksi harrastuksiin kuuluvat blogin ylläpitokulut ja erilaiset vuosijäsenyydet.
Ulkona syödyt ruuat 813 €
Kahvilat ja ravintolat kategoriaan ei pitäisi kyllä paljon mitään tulla, kun on koronarajoitukset ja kaikki. Eikö totta? Omalla kohdalla summa kohosi vuoden aikana 813 €:oon. Tämä on todella yllättävän suuri summa. Toisaalta loppusumma riippuu tietenkin siitä mitä ravintolassa syö ja juo. Myönnän kyllä, että vuonna 2021 olen syönyt enemmän ravintolaruokaa kuin “normaalisti”, ja olen halunnut myös tukea ravintola- ja kahvilayrittäjiä käyttämällä palveluja.
Matkustamista yli 1000 €:lla
Matkat veivät noin 1030 €:n siivun vuoden 2021 kuluista. Tähän kuuluvat bussi- ja junamatkat sekä autovuokraukset. Tämän kategorian osalta huomaan kyllä sen, että makustan aika harvoin, mutta pidempiä etäisyyksiä, joten yksittäisen matkalipun hinta on helposti jo 50-90 €. Korona-aikana extraa on mennyt lippujen hinnoissa lisämaksuihin hytin, extraluokan tai tyhjän vieruspaikan ostamisen muodossa. Lisäksi auton vuokraaminen kesälomaviikoksi on kokonaispottia melkoisesti kasvattava kulu.
Kauneutta ja puhtautta alle 300 €:lla
Hygieniatuotteet, eli saippua, seerumit, kosmetiikka yms. tuotteet ja välineet, tulivat vuoden 2021 aikana maksamaan minulle 280 €. Tästä olen myös yllättynyt, sillä en miellä käyttäväni kovinkaan paljon tähän kategoriaan kuuluvia tuotteita. Meikkaaminenkin on minulla jäänyt vähemmälle jo ennen koronaa ja etätöitä. Toisaalta ihoni on kuitenkin herkkä ja vaativa, joten yksittäisille tuotteille voi tulla hintaa hieman enemmän.
Muita kuluja ja suuria yllätysmenoja
Muihin kuluihin lukeutuivat satunnaiset menot, kuten esimerkiksi joulupostimerkkejä ostin 30 €:n edestä. Tähän kategoriaan tupsahti tänä vuonna myös melkein 2000 € yksittäiskulu, joka nosti loppusummaa merkittävästi. Muihin kuluihin olen myös tasannut kuukausittain poikkeamat taulukon ja pankkitilin välillä. Näin ollen tässä kategoriassa on myös kuluja, joiden oikea paikka olisi esimerkiksi ruokakuluissa, mutta jälkikäteen tätä ei ole enää voinut varmentaa.
Kulutusjuhlaa..
Taulukosta löytyvät edellä lueteltujen kategorioiden vuosikulut ja kyseisen kulukategorian loppusumma jaettuna 12:sta. Esimerkiksi vaatteisiin käytin vuodessa 918 €, eli keskimäärin 76,5 € kuukaudessa, jos kulutusta voisi ajatellan näin tasaisena menona. Tämän laskelman mukaisesti olen käyttänyt kuukaudessa 665,66 € näihin kategorioihin. Kuukaudessa yli 650 €! Summa tuntuu suorastaan järkyttävän suurelta, sillä tämän päälle tulevat tietenkin asuminen, ruoka, vakuutukset yms. kulut.
Lähdin vuoteen 2021 tietynlainen säästötavoite mielessäni, mutta yllättävien lisäkulujen vuoksi en tavoitteeseen päässyt. Henkilökohtaisen kirjanpitoni avulla pystyn kuitenkin hahmottamaan helposti kuinka paljon säästöjä syntyi vuoden aikana ja miksi tavoite jäi saavuttamatta. Edellinen taulukko kertoo sen todella tuskallisen selkeästi.
Summa summarum
Kirjanpito tuloista ja menoista auttaa ymmärtämään omaa kulutusta, tuoden esille totuuden arvioiden sijaan. Huomaan, että monen kategorian osalta jouduin yllättymään negatiivisesti loppusummasta. Enhän minä ole mikään suuri kuluttaja, ajattelin, mutta olen kuitenkin innokkaampi shoppailija kuin mitä olen halunnut itselleni myöntää. Oikeastaan olen ihan kamala kulutusintoilija vuoden 2021 aikana, jos ennakkomielikuvaani vertaa.
Mikäli mietit omien tulojen ja menojen seuraamista, kannattaa taulukkoon omiksi kategorioikseen nostaa juuri niitä asioita, joista on muodostanut mielipiteen ennakkoon oman identiteetin pohjalta. Esimerkiksi harrastukset, alkoholiin käytetty raha, kosmetiikka tai rahapelit voivat olla sellaisia kulutuksen kohteista, joista ei välttämättä halua tietää totuutta, vaikka sen kohtaaminen voi olla todella tärkeää.
Mikäli vain jaksan, aion tehdä tulot ja menot 2022 -seurannan. Tällä kertaa pyrkimyksenä on kuitenkin tietoisesti pienentää ainakin tavaroihin ja vaatteisiin kuluvien eurojen määrää. Mielenkiintoista nähdä onnistunko, vai jääkö vain yritykseksi.
Teksti ja kuvat Johanna Nylund 2022
